社内 送付 状。 社内文書の書き方・例文・管理方法|送付状/箇所別/シーン別

「送付状・添え状」ビジネスの書き方とテンプレート!英語も紹介

社内 送付 状

送付状(送り状・書類送付状)の文例です。 今回は豪華(?)2種類セットです。 シンプル版(通常使用版)、 正式版(ちょっと気を使う相手に使用する版)で作ってみました。 いずれもさっそワードのテンプレート機能(. dotファイル)で登録してすぐに使いたいと思っています。 実は、私事ですが(以前にも少し報告したかもですが)部署異動があったことと、パソコンを替えてワードの設定が初期化されたこともあり、それでいて今の業務がそこまで送付状を使う機会がなかったため、最近は送付状テンプレートを使用していませんでした。 しかし、全く送付状を使わないわけではないので、急いでいる際などに不便に感じることもあったのでこの機会に再作成してみたのでした。 以前はいろいろとこだわっていたのですが、少し歳を重ねて、行く先はとてもシンプルなものになりました。 さて、ご依頼のございました下記書類を送付させていただきます。 ご査収の程、何卒宜しくお願い申し上げます。 今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが下記の書類をお送りします。 ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。 内容が行政関係、保険者関係のものは大概そうです。 しかし、行政からの発出文書は、文面の構成で参考になる部分はあっても、文体については、上から目線すぎて民間でそのまま使用するのは憚られるものが多いものです。 また、先方にご迷惑をおかけすることがなるべくないよう、それでいて転載について怒られる?ことがないように、原則として、そのまま使用することはせず、最低でも文単位で一箇所以上は手を入れています。 ただ、そのままで、内容的にも文体的にもすごく参考になるものがあった場合は、出展を明記のうえ、ご紹介という形で掲載させていただいています。 ・・・というところをご理解頂けましたら幸いです。

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社内文書の書き方・種類・送付状の書き方・例文・通達の方法

社内 送付 状

送付状とビジネスマナー 送付状とは郵便物やFAXを送付する際に、送付した資料の内容や枚数などの概要、送付者や宛先などを記載した文書です。 送り状やカバーレター、添え状と呼ばれることもあります。 ビジネスシーンで郵送物を送るときに本題となる資料だけを送付するよりも、送付状を同封して書類を送付することはビジネスマナーでは好ましいと言われています。 送り状を一枚同封することで郵便物を受け取った相手は、誰から送られてきた郵便物なのか、何についての資料が何枚入っているのかなどを一目見て理解することができます。 また送付状を添付することで書類漏れや内容などの送付者のミスを防げるという役割を果たします。 ただし送付状を同封し忘れてしまったと言ってもマナー違反になったり、採用の結果に関係するものではありません。 ビジネスシーンでの送付状の基本的な書き方 宛先には相手先の会社名を記入します。 送付状の宛先の書き方は文書の左上左詰めになるように記載します。 また担当者に宛てる場合は相手先部署名と氏名を記入します。 会社や部署全体宛に送付する場合には「御中」を、担当者宛に送付する場合には「様」をつけます。 なお、「御中」と「様」を同時に使うことは二重敬称に当たるため、併用しないように気を付けましょう。 また送付状に記載する会社名の略称で書いたり株式会社を 株 と省略することは、ビジネスシーンでは相手に失礼になるので正式名称を記載するのがビジネスマナーです。 書類作成者の著名の書き方 書類作成者の著名を記載します。 ビジネスシーンでの著名の書き方は会社名、部署名、郵便番号、会社住所、電話番号、氏名などを記載します。 ただし住所は記載せずに会社名、部署名、名前のみの場合もあります。 送付状を受け取った相手からの連絡を希望する場合などは会社所在地や電話番号を記載するなど、必要に応じて記載する事項が異なりますので臨機応変に対応しましょう。 また上記以外では役職やFAX番号などを記載することもあります。 また著名を記載する位置は送付状では宛名よりも下に、そして見やすいように右詰めで書くのがビジネスマナーです。 タイトルの書き方 どのような目的で書類を送付するのかをタイトルとして記載します。 書き方の例として「応募書類の送付について」や「カタログ一式の送付のご案内」「書類送付のご案内」などがあります。 タイトルは目立つように中央揃えで記載します。 フォントの大きさを他の文字よりも大きくしても良いでしょう。 「拝啓」「敬具」が一般的に使われる頭語と結語なので覚えておきましょう。 書き方は「拝啓」を左詰めし文書を始め、「敬具」を本文の下に右詰めで書き文書を終えます。 「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」はビジネスシーンではよく使われる挨拶文ですので、覚えておきましょう。 書き方の例として「早速ではございますが、下記の書類を送付いたします。 ご査収くださいますようお願い申し上げます」など、簡潔に記載するのがビジネス文書での基本的な書き方です。 送付書類の記載の書き方 送付状で大切なのが送付書類の記載です。 どのような書類が何枚同封しているのかを記載することで、受取人は一目で封筒の中身を把握することができます。 書き方は「記」の一文字を中央揃えにし他の文章から目立たせます。 書き方は文書の最後に右下右詰めで「以上」と書くことで文書を締める役割を果たします。 「以上」は締め言葉なのでビジネスマナー上「以上」のあとに文章を続けてはいけませんので注意しましょう。 社外宛ての送付状 ビジネスシーンで社外のクライアントに送付状を送る場面にたびたび遭遇するでしょう。 社外宛に送付状を書く際は相手に失礼のないように会社名は略称でなく正式名称で書き、書類内容や枚数に間違いがないか確認しましょう。 また、同封書類によっては送付状にお詫びの一文を添えることもあります。 書類だけでなくお中元やお歳暮などの送付状を書くこともありますので、言い回しなどは随時チェックしておくとよいでしょう。 個人宛の送付状 ビジネスでは個人のお客さまに資料をお送りする際にも送付状は欠かせません。 個人宛の送付状でも基本的な送付状の書き方で問題ありません。 個人宛の送付状では挨拶文に「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」と書くことが多いので、フレーズとして覚えておくとよいでしょう。 また注意したいのが企業宛の送付状で使う「ご盛栄」というワードです。 「ご盛栄」は商売がますます繁盛すると言った意味があるため個人宛の場合は不適切です。 「ご清祥」という言葉を使うようにしましょう。 請求書に送付状をつける場合 ビジネスシーンで多いのが請求書を送信する場面です。 請求書を送付する場合の送付状の書き方は書類に同封する送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし請求書につける送付状の場合は基本事項の他に「何の件の請求書か」、「入金のお願い」についても記載します。 具体的な書き方の例は「この度は〇〇(商品名)につきまして、請求書を送付申し上げますので、内容をご確認の上、期日までにご対応くださいますようお願い申し上げます」などがありますので、ビジネス文書で困ったときは参考にしてください。 社内宛ての送付状 ビジネス文書として社内宛に郵便物を出す場合の送付状の書き方は、社外向けの送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし社内宛の場合は社外宛で書いた時候の挨拶文は省きます。 また、担当者の名前がわからない場合には「〇〇担当者様」と記載します。 郵送する際のポイント ビジネスシーンで送付状を郵送するときに「送付状は手書きで書かなければいけない」と考える方もいますが、手書きでなくワードやエクセルで作成したファイルを印刷したもので問題ありません。 また、送付状のサイズは同封する書類のサイズに合わせた大きさで送るのが一般的で、A4やB5サイズなどで作成することが多いです。 封筒に入れる際のポイントは、送付状が一番上になるように書類の順番に気を付けてください。 送付状に箇条書きで書いた順番どおりに封入するのがスマートな封入方法で、書類を受け取った相手が見やすくなります。 またA4サイズなど大きめの封筒に入れる場合は書類を折らずに封入することができるので、クリアファイルに送付状を含めた書類一式を入れて送ります。 小さなサイズの封筒に入れる場合には、書類を3つ折りにして送るのが一般的なビジネスマナーです。 FAX送付状の書き方は? FAXを送付するときにもFAX送付状と呼ばれる案内状を添えて送信するのがビジネスマナーです。 FAXの送信状の書き方は、郵送などの一般的な送付状の書き方とほぼ同じですが、一般的な送付状と違う点は、送付状のタイトル位置と、別記と結びの有無、送信枚数の有無です。 一般的な送付状ではタイトルは著名の後に書きますが、FAX送信状では文書の一番上にタイトルを書きます。 次にFAXの場合は「送信枚数」として送付状を含めた送信枚数を記載します。 書き方の例は「送信枚数:3枚(送信状含)などです。 FAXの場合は他に受信した書類との混在を避けるために、送信総数を記載するのがビジネスマナーです。 さらに一般的な送付状で記載する「記」「以上」はFAX送信状では不要です。 送信枚数の後に【送付内容】と書き、送信書類を箇条書きで書くのが一般的なビジネスマナーです。 手書きでのビジネスでの送付状の書き方 手書きの送付状でも記載内容はPCで作成する送付状のときと変わりませんが、手書きで送付状を書くときは縦書きで書くのが一般的と言われています。 また同封書類が少ないときは『商品に関する「請求書一枚」を送付させていただきます。 』など箇条書きにしない書き方もあります。 またPCで作成した送付状は文書の左上に宛先を記載するというフォーマットが一般的ですが、手書きの場合は「拝啓~」から文書を始め日付や宛先を文書の最後に書くなど、PCで作成する送付状に比べフォーマットの自由度があります。 ビジネスでのお詫びの送付状の書き方 相手先に間違った資料や商品を送ってしまい再度郵送物を送る場合や、郵送が遅れてしまう場合などは送付状にお詫びの言葉を盛り込んで同封書類に添えます。 送付状にお詫びの文言を記載する際は不要なことやお詫びの言葉は最小限にとどめるのがビジネスマナー上好ましいとされています。 送付書類に不備があったり郵送の遅延が発覚した場合は、まずは真っ先に前方に電話でお詫びするのが社会人としてのマナーです。 書類を送付するのは電話での謝罪後になるので、送付状に添えるお詫びの文言は最低限にしましょう。 お詫びの文言では、「書類送付が遅くなってしまい、申し訳ございません」「私の不手際により書類に不備がありましたこと、心よりお詫び申し上げます」など、簡潔丁寧にお詫びの言葉を添えます。 また、頭語と結語を「謹啓」「敬白」とすることで、より深くお詫びしていると姿勢を表現すると言われています。 相手に失礼のない送付状を心がけましょう.

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社内文書の書き方・種類・送付状の書き方・例文・通達の方法

社内 送付 状

手紙と言うか、「送り状」ですね。 送り状は、書類にしろ、物にしろ、何かを送るときには、付ける(同封する)と覚えておきましょう。 無いと、ただ、送りつけられてきた、という印象になってしまいます・・・。 よろしくお願い致します。 以上 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー という感じでしょうか。 身内宛なので、最も、シンプルな形です。 (頭語・結語、挨拶の言葉など、全部、不要です。 ) 「査収」という言葉も、決まり文句で、「調べて受け取ってね」という意味があります。 大変長らくお待たせしてしまったことを、一言詫びたいのであれば、よろしく~の前に、その言葉を入れてもいいでしょう。 それから、ご自分の名前の下か横に電話番号(内線)を記しておくと、尚良いでしょう。 とにかく、シンプルかつ、必要なことが、全部盛り込まれていることが、大切です。 (社外の場合は、儀礼的な要素が入ってくるので、違いがあります。 ) ちょっと、素っ気無く感じるかもしれませんが、基本の形を覚えておけば、仕事の効率アップにもつながりますよ。 ビジネスマナー講師です。 以下のとおりでいかがでしょうか。 先日は、お電話をありがとうございました。 さて、以下について、ご送付いたします。 記 ・雇用保険被保険者証 1通 以上 大変長らくお待たせしまして、申し訳ございませんでした。 これからも、何とぞ、よろしくお願いいたします。 手紙を添えるのは、良いことです。 丁寧ですし、よりわかりやすくなります。 お手紙の内容ですが、転職先に就職して一週間といこうとで、その転職先とはまだ、おつきあいがわずかでしょうが、社内の郵送書類ですから、『前略』と『早々』はなくても良いように思えます。 社外文書であれば必要、場合によっては『拝啓』、『敬具』等として使いますが(余談でした)。 また、最後に『以上』があった方が良いでしょう。 それと、お手紙には、件名がないですね。 『・・・の件』等。 何の手紙なのかがすぐわからないですね。 『いつも大変お世話になっております。 』の前に『雇用保険被保険者証の送付の件』等して加えらたらいかがでしょうか。 更に、ご自分のフルネームが、最後に書かれていますが、最後ではなく、日付の次に改行して、加えられたらいかがでしょうか。 Q こんばんは。 社内というわけでもないのですが、たとえば東京本社から福岡支店に品物を送るときに同封する、送り状などの書き方が良く分かりません。 通常、お客様やお取引先への送付状には次のように書いています。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて下記を同封し送付致しますのでご査収の上、よろしくお取りはからいくださいますようお願い申し上げます。 みなさんが使用されている例や、いい文書がありましたら教えてください。 よろしくお願いいたします。 こんばんは。 社内というわけでもないのですが、たとえば東京本社から福岡支店に品物を送るときに同封する、送り状などの書き方が良く分かりません。 通常、お客様やお取引先への送付状には次のように書いています。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて下記を同封し送付致しますのでご査収の上、よろしくお取りはからいくださいますようお願い申し上げ... A ベストアンサー こんばんは。 社内文書は,簡潔が一番です。 ですから,まず,時候の挨拶は不要ですね。 それと,題名はつけた方がいいですね。 相手が一目で内容が分かりますから。 ) 下記のとおり送付致しますのでご査収の上、よろしくお取りはからいをお願いします。 ( )内ぐらいの文書はつけてもいいかもしれません。 html こんばんは。 社内文書は,簡潔が一番です。 ですから,まず,時候の挨拶は不要ですね。 それと,題名はつけた方がいいですね。 相手が一目で内容が分かりますから。 ) 下記のとおり送付致しますのでご査収の上、よろしくお取りはからいをお願いします。 A ベストアンサー 入社した後で、必要な届けを本社に送るんだけど、と言うご質問ですね。 送る方法にもよりますが、郵送ですか? 郵送なら、担当部署宛(人事か総務でしょうか)にして、届けの書類とともに、 ーーーーーーーーーーーー O月O日OO支店に入社のryu-sです。 とか O月O日OO支店にて採用され入社したryu-sです。 などから始め、 ご指示通り、書類に記入しましたので、返送いたします。 よろしくご査収くださいませ。 これからもよろしくお願いします。 ーーーーーーーーーーーー などとメモか便箋にでも書いて送るとよろしいでしょう。 社内便があるのであれば、先輩に「本社のOO(部署名)に送りたいんですが、どうやっておくるのでしょうか」と尋ね、上記のような添え状をつけて指示通りにする。 と言う感じでどうでしょうか。 何か参考になれば幸いです。 A ベストアンサー 『次の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い・・・』 送る行為は、相手にも関わる事なので、 「送付いたします」と、致しますと言っていても、 「ご」を付けなければ「送り付ける」という意味になります。 「ご」は相手に対する「謙譲語」です。 「ご送付します。 」か「ご送付致します。 」が正しいです。 「する」の謙譲語は「いたす」なので、「ご送付致します。 」が 正しいのです。 二重敬語になるかもしれませんが、こちらの方が 丁寧です。 「お送り致します。 」でもOKです。 ・「ご」を必要としない場合は、「送付させて頂きます」になります。 例えば「ご連絡します」の「ご」も同様です。 連絡するのは 自分の動作ですが、「連絡」を受ける相手に対する敬意を表すため、 謙譲の接頭語「ご」を付けます。 相手に頼む場合は「お送りください。 」です。 civillink. 時々「殿」を使う例がありますが、これは本来、目下の相手に使いますので、間違いです。 ただ、日本の場合、官庁が民間より上という歴史があり、今でも官庁からの書類は「殿」を使うことが多いので、「目下に使う」という意味が薄れて「会社で使う」に誤用されることに結びついていると思います。 そこで、各社が慣習に従って使っており、対外的なことではないので、それでもいいのではと考えます。 ちなみに、私は転職する前の会社は「社長様」で、現在の会社は「殿」で、すごく抵抗があります。 が、上司・同僚におかしいと言っても、誰も不自然に思っていません。 結論になりませんが、ご質問者の本社で使われている敬称を確認して、それに合せればよいと思います。 役職者への敬称は、非常に難しい問題だと思います。 時々「殿」を使う例がありますが、これは本来、目下の相手に使いますので、間違いです。 ただ、日本の場合、官庁が民間より上という歴史があり、今でも官庁からの書類は「殿」を使うことが多いので、「目下に使う」という意味が薄れて「会社で使う」に誤用されることに結びついていると思います。

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